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一、 文件签发

以本校（院）党委会或本校（院）名义向上级报送的重要报告请示以及下发的涉及全局工作的指导性文件、决定、规定、经有关科室拟稿、办公室审核，分管领导签署意见，由校（院）党委书记或校（院）长签发。

二、文件处理

（一）来文处理

收来文件由文书统一签收、启封、登记，并分两类处理。

1、传阅文件。供了解、参考的文件，一般作传阅处理。

（1）秘密级以上文件的传阅范围严格按照规定办理。

（2）普通文件传阅范围为本校（院）领导。传阅文件由办公室负责送阅，处负责人以上干部阅后应在文件处理单、阅文签名栏签名。

（3）为加快文件传阅速度，送阅文件一般在送阅当天阅读完毕。传阅文件送阅完毕，由文书统一归档。

2、承办文件。来文要求承办、答复的作承办涉及处理

（1）涉及重大事项或需几个科室协作承办的文件，由办公室送校（院）主要领导或分管领导阅示后，按领导阅示意见处理；属科室职能范围的直接交科室阅办。

（2）要求办理时限在二日以内的，作承办急件处理。如校（院）主要领导、分管领导及科室负责人外出，由办公室直接送交有关科室工作人员阅办。

（3）科室办文完毕，需在文件处理单上填写办理结果，并交办公室转作传阅文件。

（二）内部文件处理

校（院）党委会议、校（院）长办公会议、校（院）务会议、教职工代表大会和有关专项工作的记录及工作计划、总结、月工作行事历均作为内部文件处理。

各种会议及有关专项工作的记录纸由办公室统一印刷，记录文件在年终统一交办公室归档。

（三）外发文件处理

外发文件为本校（院）上报、下发的请示、报告、通知、公函、通报等。有关外发文件的审批程序按本校（院）发文制度执行，外发文件，由拟文科室在拟文稿上注明主送机关、抄送机关、拟稿人等，并由办公室视轻重缓急，统一交文印室打印，各科室负责文件的校对、装订，办公室负责盖印、封口、外发。文件发出前，办公室应作再一次校阅，若有差错及时更正。

三、印章管理

1、本校（院）印章是本校（院）行政职权的一种凭证，使用本校（院）印章必须严格按本办法执行。

2、本校（院）现有的“中共舟山广播电视大学（舟山蓉浦学院）委员会”印章、“舟山蓉浦学院”钢印、“舟山广播电视大学”印章、“舟山蓉浦学院”印章、 “舟山广播电视大学（舟山蓉浦学院）办公室”印章、“舟山社区大学”印章各1枚，由办公室管理，由文书负责印章的保管和正确用印，文书外出时，由办公室负责人执掌印章，其它印章由各科室落实专人掌管。

3、各类印章主要适用范围

（1）“中共舟山广播电视大学（舟山蓉浦学院）委员会” 印章主要适用范围：以党委会名义上报下发的各类文件、各类材料；校（院）内党政干部任免的请示、通知、干部政审批件、干审结论、党委会决议、决定等。

（2）“舟山广播电视大学”印章、“舟山蓉浦学院”印章主要适用范围：以本校（院）名义上报下发的各类文件、公函、重要材料，各类审批或上报的表格，干部及行政介绍信、重要公务活动的证明件、学历证明以及对外签订的各类合同等。

（3）“舟山蓉浦学院”钢印主要用于需加贴照片的证明件。

（4）“舟山广播电视大学（舟山蓉浦学院）办公室”印章主要用于发至校（院）内各科室的党委会或行政会议决定，各类规章制度，相关的通知、介绍信等一般性公函。

（5）“舟山社区大学”印章主要适用范围：以本校名义上报下发的各类文件、公函、重要材料、各类上报的表格、请示、报告、通知等。

4、外发文件需凭文件签发底稿用印，不得在空白介绍信或空白信笺上盖印。

5、用印前应问清用印事由，详细了解用印件的内容，对不符合用印规定或用印后可能对工作造成不利的，不得用印。印章执管人员应坚持原则，秉公办事，实事求是，不徇私舞弊。

6、印章须放置在保险处，用印必须在办公室内进行。一般由执管人员亲自盖章。特殊情况需携带出办公室，执管人员必须做到人不离章确保安全。

7、若因工作需要，确需将公章带出使用，由科室长同意，分管领导批准，并报办公室主任确认后方可带出。公章外借期间，借用人只可将公章用于申请事由，并对公章的使用后果承担一切责任。